Réunion collaborative : comment la mettre en place ?

4h25. C’est la moyenne générale du nombre d’heures passées en réunion chaque semaine, selon le référentiel 2023 de l’OICN. Ce chiffre grimpe jusqu’à 6h pour un.e manager et 12h12 pour un.e dirigeant.e. Toutefois, le référentiel révèle que ces résultats sont en baisse de 41 à 50 minutes selon le statut, par rapport à 2021.

Plus le niveau de responsabilités est élevé, plus le cadre passe de temps en réunion et plus son coût sera corrélé au salaire des personnes qui y assistent. Ce coût est une charge lourde pour l’entreprise. D’autant plus lorsque 42% des réunions sont jugées comme incorrectement préparées, selon le baromètre Wissembly et IFOP. Surtout quand 22% des collaborateurs assis autour de la table ne savent pas pourquoi ils ont été conviés à ce temps de travail.  

Comment réengager vos collaborateurs pour que vos réunions soient de véritables outils de co-construction ? Voici quelques conseils pour que vos réunions soient plus collaboratives et gagner en efficacité. 

Quelle place occupe les réunions dans l’organisation des entreprises aujourd’hui ?

La réunion est devenue visioconférence

Le principe de la réunion, qui signifie se « ré-unir », organiser des temps de rencontres entre collaborateurs, n’est pas nouveau. Elles existent depuis longtemps. C’est un besoin pour les organisations à la fois opérationnel (information, coordination, avancement de projets…) et relationnel (l’entreprise est un ensemble d’individus qui doivent collaborer dans un objectif commun).

Toutefois, la crise du Covid a largement contribué à l’accélération du télétravail. Elle a, de ce fait, impacté nos rituels et nos façons de nous réunir. Désormais 57% des réunions se font derrière un ordinateur. En moyenne, le salarié passe désormais 4h16 en visioconférence par semaine, et jusqu’à 7h27 pour un manager ou encore +13h pour un dirigeant.

Ce développement de la visioconférence a aussi compressé les temps de respiration entre chaque réunion. Derrière un écran, les déplacements sont bien plus restreints laissant en moyenne moins de 30 minutes entre deux rendez-vous. 15% des réunions ne laisseraient pas de temps de respiration avant la suivante.

Le contexte dans lequel nous évoluons a lui aussi des impacts : tout s’accélère, il faut aller plus vite, gagner en efficacité. C’est là que ça se complique ! Pour aller plus vite, les entreprises font plus de réunions, mais leur efficacité n’est pas toujours au rendez-vous. La réunion est parfois considérée comme un objectif et non plus comme un moyen. Pour les participants comme pour les animateurs, ce sont des sentiments d’insatisfaction et de frustration qui s’installent.

Des réunions jugées improductives

Aussi, depuis plusieurs années nous constatons que le nombre de réunions a augmenté. Elles sont plus courtes mais plus régulières. Pourtant, les managers et les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à ne pas les trouver toujours pertinentes, efficaces. Seulement 1 réunion sur 2 serait jugée utile et productive.

La charge est d’autant plus forte chez les managers qui les animent et qui n’ont pas toujours le sentiment qu’elles aient pu être efficaces. Pourtant, plus il y a de réunions, moins il y a de temps disponible pour les préparer. Résultat : les participants et les animateurs en ressortent insatisfaits, et il faut refaire une réunion pour terminer la première. Il y a une certaine frustration qui s’installe.

Chez certains de nos clients, il y a des collaborateurs qui passent parfois toute leur journée en réunion ! Sont-ils atteints de réunionite aigue ? Si les collaborateurs ont le sentiment de passer beaucoup de temps en réunions pour une valeur ajoutée réduite, alors oui.

Une nuance est toutefois à apporter. Une étude de YouGov et Comet réalisée en 2023 met en lumière l’utilité des réunions. 62% des actifs français considèrent que les réunions sont utiles, bien qu’ils ne les apprécient pas pour autant (contre 86% en 2022). Il existe donc une marge de progression pour 2 actifs français sur 3, qui estiment que leur entreprise devrait s’investir dans l’amélioration des réunions.

Dans un monde professionnel en perpétuel changement, il est essentiel de prendre le temps de donner du sens. C’est également le cas pour les réunions.

Quels sont les avantages à redynamiser les réunions en les rendant plus collaboratives ?

La réunion fait partie des rituels de l’entreprise. Ce sont des moments où les collaborateurs se rencontrent. Il y a quelques années, les réunions étaient le seul moyen d’avoir des informations sur la stratégie de l’entreprise.

Aujourd’hui, les organisations du travail ont changé, et le Covid a accéléré ces transformations, notamment les modes de communication. Les entreprises ont développé de nombreux outils pour faire circuler l’information. Intranet, réseaux sociaux, WhatsApp… l’information circule vite. Les salariés attendent donc autre chose de ces temps plus institutionnels qu’apportent les réunions.

Il est donc important de réinterroger ces rituels :

Faut-il que toutes ces personnes soient présentes ?
Sommes-nous obligés de faire autant de réunions ?
Est-ce que la forme utilisée est la plus efficace ?
Qu’ont donné les dernières réunions qui ont été faites ?
Comment avancent les dossiers que nous avions abordés ?

Il faut redonner de la place au collectif car les missions de chacun ont évolué. Elles sont davantage transversales. Il est donc important que ces temps permettent d’avancer collectivement et de manière efficace pour éviter la surcharge.

En permettant de réduire ces temps de réunions improductifs, l’entreprise contribue à motiver ses équipes. Elles sont donc plus performantes pour atteindre les objectifs fixés initialement lors de ces rituels. Le temps de travail des collaborateurs et des managers sera donc plus optimisé pour favoriser la pleine réussite de l’entreprise.

Comment mettre en pratique une réunion collaborative dans votre entreprise ?

Préparer en amont la réunion

La priorité avant d’organiser une réunion est de bien définir l’objectif que vous souhaitez atteindre. Cette première étape va déterminer la liste des personnes que vous avez besoin de convier pour atteindre votre but.

Puis, à vous de déterminer la forme qui sera la plus efficace pour votre réunion collaborative. Par exemple :

Vous souhaitez faire passer un message stratégique par rapport à la santé de l’entreprise ? Alors une plénière en présentiel sera probablement plus adaptée.
Vous avez besoin de régler un point de blocage sur un projet ? Une réunion collaborative facilitée avec les personnes directement concernées pourra être plus efficace.

La forme n’est pas à négliger. Certes le contenu est important mais la forme permettra de la rendre impactante et efficace. Il existe différentes techniques et des outils d’animations pour vous permettre d’atteindre l’objectif fixé.

Les outils de facilitation pour une réunion participative

Les outils de facilitation sont nombreux :

speed boat,
carrousel,
avocat de l’ange,
brain writting…

Une fois de plus, la forme doit être au service du fond et l’outil doit servir l’objectif. Plus que l’outil en lui-même, ce qui compte c’est comment l’animateur s’en sert, et avec quelle intention.

Car le meilleur des outils ne permettra pas d’atteindre l’objectif sans l’essentiel : la posture de l’animateur.

C’est la posture qui permettra d’engager les participants, c’est elle qui créera les conditions favorables pour que chacun se sente légitime, ose exprimer son point de vue et qu’une réunion « classique » devienne une réunion collaborative où chacun peut être contributeur pour une meilleure efficacité collective et engagement individuel.

La posture de l’animateur, le design de la réunion, sont essentiels pour qu’elle devienne une réunion collaborative et participative. Si vous vous servez d’un tournevis comme d’une clé à molette, cela ne réparera pas la fuite que vous avez. Il en va de même pour animer une réunion. Chaque exercice suit un objectif de réunion.

- Notre conviction -

Dès le démarrage, il faut que l’intention, les attentes vis-à-vis des participants soient clairement exprimées. Sont-ils réunis pour recevoir une information ? Ont-ils été conviés pour brainstormer sur un problème particulier ? S’ils sont sollicités pour trouver des idées, qu’est-ce qui en sera fait, et finalement qui prendra la décision et comment ? Poser ces points de cadre est essentiel pour assurer l’engagement des participants dans la durée. Lorsque les participants investissent de leur temps pour produire des idées qui finalement ne sont pas prises en considération, cela génère de la frustration et de la lassitude.

Ensuite, le manager / l’animateur, doit prêter une véritable valeur à ce que les autres peuvent exprimer. Il y a clairement plus d’idées dans dix têtes que dans une seule ! En partant de ce postulat l’animateur aura un sens de l’écoute et une ouverture d’esprit qui donnera aux participants la liberté de s’exprimer.

Cela signifie qu’il doit savoir laisser de l’espace à l’émergence d’idées qui peuvent ne pas aller dans le sens de son propre avis. Cela suppose de faire preuve d’humilité et s’empêcher de juger ou de balayer les idées qui ne conviennent pas d’un revers de la main. Car, dans un souci d’efficacité, ce manque d’ouverture décourage la prise de parole et le partage d’opinions qui pourraient être pertinentes.

Une réunion sera donc participative si 2 conditions sont réunies :

le manager / l’animateur crée les conditions favorables,
les collaborateurs participent.

Retour d’expérience : un module construit pour accompagner les managers à animer une réunion collaborative

Chez Jalan, nous avons développé un module pour l’un de nos clients, un acteur majeur du secteur de la grande distribution, pour aider les managers et chefs de projet à animer leurs réunions de façon plus collaborative et efficace. Nous avons composé ce module pour permettre aux participants de travailler concrètement sur leurs réunions.

En partant de leur propre expérience, nous les accompagnons à travailler la structure de leurs réunions (objectifs, cadre, participants, déroulé, compte-rendu…) ainsi que la forme. Nous leur proposons une palette d’outils d’animation et d’intelligence collective, qu’ils choisissent en fonction de l’objectif visé, et sur lesquels ils s’entraînent de façon à développer une aisance qui leur permette de transposer rapidement les acquis dans leur réalité professionnelle. Ils travaillent ainsi à la fois la structure et la posture, et bénéficient de feedbacks personnalisés leur permettant d’identifier leurs points de force et leurs leviers.

Ce module a été essentiel pour permettre aux managers de l’entreprise d’être animateurs d’une réunion collaborative.

« Même après plusieurs années sur le poste, et un nombre incalculable de réunions, j’ai pu identifier clairement comment construire et animer mes réunions pour qu’elles soient plus efficaces, et plus agréables pour tous. Le vrai plus : un aspect vraiment concret qui m’a permis de repartir avec les idées claires sur la façon dont j’allais m’y prendre pour mes prochaines réunions. » Margaux, participante et manager.

Margaux

Participante à la formation "Animer des réunions collaboratives" et Manager.

Votre entreprise souhaite repenser ses réunions pour qu’elles soient davantage collaboratives ? Vous envisagez d’accompagner vos managers vers un leadership plus participatif notamment lors de l’animation des réunions ?

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