Votre agenda et votre to-do-list ne cessent de s’allonger ? Vous ne savez plus où donner de la tête et quelle tâche effectuer en premier ? En tant que manager, vous sentez que vos équipes sont débordées et pourtant elles n’arrivent pas toujours à mettre leur énergie au bon endroit ?
Dans un monde professionnel en constante évolution, la gestion des priorités est devenue un défi plus complexe qu’il y a dix ans. Entre les avancées technologiques, l’hyperconnectivité, les exigences croissantes, les distractions constantes, les sursollicitations multicanales et la diversification des tâches à accomplir… l’accumulation peut faire perdre pied !
Reprenez le contrôle sur vos priorités pour une efficacité accrue et une forme de sérénité dans la durée, avec la méthode NEPAC (Noter ses priorités, Estimer la durée, Planifier, Arbitrer avec agilité, Contrôler l’avancée)
1. Noter et délimiter ses priorités avec agilité
Il est toujours essentiel d’être au clair avec ses « gros cailloux » de l’année, du semestre, du mois, de la semaine voire parfois de la journée (cf la célèbre histoire des gros cailloux).
Ces priorités individuelles sont toujours évidemment en cohérence avec la vision stratégique collective de l’entreprise . Comme le monde évolue et que les cycles vision sont de plus en plus courts, il est nécessaire de rechallenger régulièrement ses priorités. Il est aussi important de faire preuve d’agilité avec des objectifs flexibles, capables de s’adapter aux changements rapides du marché ou de l’entreprise.
Une priorité, qu'est-ce que c'est ?
Littéralement, c’est un événement qui précède un autre dans le temps. Au quotidien, la priorité est souvent associée à tort à un caractère d’urgence. Pourtant, au travail notamment, il est essentiel de distinguer une tâche importante (les conséquences sont graves si elle n’est pas réalisée) d’une tâche urgente (passé un certain délai, elle n’a plus lieu d’exister). Par exemple, acheter un sapin de Noël avant le 24 décembre représente (pour certain.es) un caractère important et urgent. Passé le 25 décembre, ce n’est plus urgent.
C’est le principe même de la Matrice d’Eisenhower, qui identifie 4 catégories de priorités selon le degré d’urgence et d’importance :
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- Les tâches urgentes et importantes : qui sont à faire en premier lieu
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- Les tâches non urgentes et importantes : qu’il est essentiel de planifier et réaliser par séquence au risque de les faire basculer en urgent/important alors qu’il s’agit souvent de sujets de fond qui nécessitent de la réflexion et du temps pour décanter
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- Les tâches non importantes et urgentes : qu’il sera possible de déléguer à la personne dont c’est la valeur ajoutée (ce qui est important pour une fonction ne l’est pas forcément pour une autre et inversement)
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- Les tâches non importantes et non urgentes : qu’il faut éventuellement envisager d’abandonner, de déléguer ou de faire (en conscience) dans un temps faible de son biorythme pour se ressourcer.
Comment cela se présente concrétement ? Voici deux exemples de répartition des enjeux métiers dans la Matrice d’Eisenhower, à décliner en tâche SMART selon l’échéance identifiée (une semaine, un mois, un an…) et leur degré d’urgence, évolutif dans le temps.
2. Estimer la durée nécessaire de façon réaliste et ROIste
Nous avons tous un rapport au temps différent : il dépend de notre personnalité, nos centres d’intérêts, notre expérience…
Comprendre son propre rapport au temps permet de définir « en conscience » la durée « réaliste» à allouer à chaque tâche. Cela permet aussi d’anticiper ses propres dérives. En effet, il est très compliqué pour un perfectionniste d’accepter d’indiquer une durée définie en amont car il vit souvent cela comme un mode « dégradé » et non un mode « optimaliste ». Or le besoin d’adaptation et de réactivité permanente, l’interdépendance des tâches et des acteurs obligent souvent à réduire la durée qu’on estime devoir passer sur une tâche.
Comprendre ses croqueurs de temps
L’accélération des technologies a fait évoluer nos modes de communication au travail. Echanges virtuels ou asynchrones, espaces de travail collaboratifs en ligne… Avoir une communication efficace dans l’entreprise devient complexe et peut mettre à mal notre rapport au temps. Si un cadre est interrompu toutes les 12 minutes dans son travail, selon la loi de Carlson, c’est notamment parce que les notifications de bureau, SMS, alertes sur le téléphone… perturbent la concentration. Au quotidien nous sommes constamment interrompus au risque de travailler en multi-tâches simultanées. Or, il faut pourtant 3 minutes au cerveau pour se concentrer à nouveau sur la tâche en cours.
Toutes ces perturbations sont des croqueurs de temps. Il est important de comprendre pourquoi nous avons parfois mis plus de temps à réaliser cette tâche : ais-je été interrompu ? Est-ce que j’ai dû gérer un imprévu ? La tâche était-elle plus complexe que nous le pensions ?
Désactiver les notifications, couper son téléphone, être en télétravail… A vous de définir quels sont vos croqueurs de temps pour agir en fonction sur les priorités les plus importantes et urgentes.
Savoir se manager soi-même pour identifier ce qui est prévu, ce qui a finalement été réalisé et reprendre la main sur la gestion de son temps de travail et l’une des clés pour redevenir acteur de ses priorités. Tout comme la capacité à s’adapter à des canaux et modes de communication différents.
3. Planifier ses tâches pour mieux gérer ses priorités
Adopter la méthode SMART
Plus que jamais parce les tâches sont nombreuses, variées, interdépendantes… il est vital de les formuler de façon spécifique, mesurable, ambitieuse, réaliste et de définir une durée (SMART). C’est un garde-fou pour rester canalisé.
Il est essentiel d’intégrer dans sa planification l’impact du monde hyperconnecté, des modes de travail hybrides et des interruptions plus nombreuses qu’auparavant (distractions numériques, agendas partagés…) faisant parfois perdre un peu le contrôle sur la planification.
Bloquer des créneaux spécifiques dans son agenda et installer des rituels « pas de côté » permet de garder la tête froide. Comme les temps morts et les mi-temps dans les matchs sportifs.
Il existe des rendez-vous incontournables : une réunion d’équipe, un point mensuel avec le client, la remontée des indicateurs de performance… Organisez des réunions périodiques pour discuter de l’avancement, des défis et des ajustements nécessaires favorise la transparence et la collaboration. Par leur récurrence, vous pouvez les bloquer à l’avance dans votre agenda et anticiper leur préparation. Lorsque vous démarrez votre semaine, vous avez déjà en tête les temps qui sont réservés à des rendez-vous particuliers.
Vous pouvez aussi organiser votre temps de travail en bloquant des plages horaires pour accueillir des rendez-vous clients ou vous planifier des temps de travail sur une tâche particulière pour ne pas être dérangé. Vous connaissez votre propre rapport au temps. Cela vous permet de vous adapter si besoin, pour mieux gérer la durée d’exécution des tâches.
Intégrer la gestion de l'imprévu
L’imprévu fait de plus en plus partie de notre quotidien. Prendre le temps d’analyser sa récurrence « faisons-nous régulièrement face à cet imprévu ? », permet de comprendre comment nous avons su y répondre et combien de temps cela a pris pour l’intégrer dans la planification complète des tâches. Car cet imprévu devient parfois structurel … jusqu’au prochain changement.
4. Ajuster et piloter les priorités individuellement et aussi collectivement
Il est également essentiel pour piloter et ajuster les priorités, de soigner les rituels collectifs, d’intégrer l’impact des nouveaux modes de travail/communication en équipe . Les échanges en temps réels, les communications différées, les réunions en mode hybride ou full distance demandent à être synchronisés pour être sûr d’avancer ensemble dans le même espace-temps et d’avoir l’exhaustivité des informations clés.
Les échanges réguliers en équipe permettent de s’aligner au quotidien, de renforcer l’implication, la compréhension et l’adhésion aux priorités. Encouragez la responsabilisation individuelle au service des priorités collectives, et célébrer en équipe les réussites en cours de chemin.
5. Contrôler régulièrement la progression
En ayant défini des objectifs clairs au préalable, vous êtes capable de mesurer régulièrement leur progression à travers les KPI identifiés ou les échéances indiquées (que cela concerne l’objectif à long terme ou les étapes intermédiaires). Contrôler régulièrement permet de vérifier que les priorités restent bien cohérentes avec le cap.
Formez-vous collaborateurs pour qu’ils redeviennent acteurs de leurs priorités afin de mieux les gérer !
Être acteur de ses priorités, c’est finalement choisir en conscience collectivement et individuellement les priorités, les tâches importantes et se donner les moyens de les mettre en œuvre avec intelligence situationnelle !
Flexibilité, adaptabilité, résilience, gestion du stress et de la pression, management du changement, déconnexion et récupération, leadership personnel, management des paradoxes, etc. Ce sont autant de softskills nécessaires pour manager ses priorités avec efficacité. Jalan vous accompagne pour que vos équipes soient actrices au quotidien des priorités et des évolutions de votre entreprise.
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Co-Fondatrice est Dirigeante de Jalan, Marie est une passionnée de développement humain au service de la performance depuis 25 ans. Elle a développé, avec succès, de nombreuses solutions d’accélération de transformation systémiques et des parcours blended learning.
